Privacy-statement

Privacy-statement BC Velp

Sinds mei 2018 is een nieuwe Europese regeling omtrent de privacy ingevoerd: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG gaat verder dan de oude privacywet in Nederland en vereist o.a. van alle Nederlandse sportverenigingen dat ze vastleggen hoe ze de privacy van hun clubleden beschermen. Om die reden heeft BC Velp deze verklaring opgesteld waarmee tegemoet gekomen wordt aan de AVG en de rechten van onze clubleden.

1. Basis voor gebruik van gegevens

BC Velp legt niet meer gegevens van haar clubleden vast dan nodig is voor:

  1. de uitvoering van een goede ledenadministratie;
  2. een efficiënte inning van de contributie;
  3. voor communicatie c.q. informatieverstrekking binnen de club.

In de bijlage is gespecificeerd welke gegevens en met welk doel deze worden vastgelegd in de administratie.

 2. Gebruik van foto’s en ander beeldmateriaal

Foto’s en ander beeldmateriaal van leden met als doel algemene PR of werving worden alleen met voorafgaande toestemming van de speler gepubliceerd. Dit betreft de website, social media en/of folders en ander promotie-materiaal. Voor jeugdleden wordt toestemming aan de ouders gevraagd.
Er kunnen ook foto’s gemaakt worden van clubspelers bij wedstrijden en/of toernooien. Hierbij acht het bestuur het in praktisch zin te omslachtig om elke keer vooraf toestemming van de desbetreffende spelers te vragen. Nieuwe leden worden eenmalig bij inschrijving als lid van BC Velp hiervoor om toestemming gevraagd. Deze toestemming kan op elk moment door het lid worden ingetrokken. Bestaande leden worden geïnformeerd en gevraagd bezwaar te maken als ze geen foto’s van wedstrijden en/of toernooien van henzelf gepubliceerd willen hebben.

Tenslotte is het mogelijk dat tijdens een clubtraining door de trainer/clubbegeleider video-opnamen worden gemaakt van spelers ter ondersteuning van de training (b.v. analyse van badmintontechniek). Deze video-opnamen worden tijdens of direct aan het einde van de training direct weer vernietigd

  1. Bewaartermijn gegevens

Na maximaal twee jaar nadat een lid zijn/haarlidmaatschap heeft opgezegd worden de persoonlijke gegevens door de club zodanig geanonimiseerd dat ze niet meer terug zijn te herleiden naar de desbetreffende persoon. Historische gegevens kunnen mogelijk gebruikt voor trendanalyses en beleidsvorming.
Financiële clubgegevens worden conform wettelijke bepaling tot maximaal 7 jaar bewaard.

  1. Uitvoering ledenadministratie en beveiliging

De ledenadministratie wordt uitgevoerd door de penningmeester. De toegang tot de gegevens van de ledenadministratie is goed beveiligd. Alleen de penningmeester (en zijn/haar vervanger) heeft toegang tot de ledenadministratie. De penningmeester draagt zorg voor een actuele beveiliging c.q. virusscanner op de gebruikte PC. Regelmatig wordt er een back-up gemaakt van alle gegevens en op een (beveiligde) externe harde schijf opgeslagen.

5. Interne uitwisseling van clubgegevens

Een kopie van de actuele ledenadministratie met een selectie van naam, adres, telefoon en mail-adres (excel-bestand) wordt op aanvraag periodiek verstrekt aan:

  1. bestuursleden;
  2. competitie contactpersonen (ccp-er) en trainers;
  3. organisatie van een clubtoernooi of andere clubactiviteiten.

Het uitgegeven excel-bestand wordt met een wachtwoord beveiligd. De desbetreffende ontvangers worden steeds verzocht om het desbetreffende excel-bestand na gebruik van hun PC te verwijderen.

  1. Externe uitwisseling van clubgegevens

Clubgegevens worden niet ter beschikking gesteld aan externe organisaties, zoals b.v. sponsors. Wel worden clubgegevens conform het bondsreglement doorgegeven aan Badminton Nederland. BC Velp hanteert het beleid dat alle leden opgegeven worden als lid van Badminton Nederland.

Mocht het bestuur clubgegevens willen uitwisselen met een andere externe partij dan badminton Nederland of de bank (voor eventuele incasso van contributie), dan zal dit vooraf aan de algemene ledenvergadering van BC Velp ter goedkeuring worden voorgelegd.

7.Rechten van clubleden

Clubleden hebben recht op inzage in hun door BC Velp beheerde persoonlijke gegevens en hebben het recht om correctie of verwijdering van hun persoonlijke gegevens te vragen. Daarnaast kan men bezwaar maken tegen het gebruik van de gegevens. Leden geven bij inschrijving toestemming voor het gebruik van de persoonsgegevens inclusief gebruik van foto’s van wedstrijden en toernooien. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden.
Vragen of verzoeken m.b.t. privacy gerelateerde zaken kunnen gericht worden aan het bestuur van BC Velp. Men is tevens gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van gegevens door BC Velp bij de Autoriteit persoonsgegevens.

  1. Risico op datalekken

Mocht zich ondanks alle voorzorgsmaatregelen toch een datalek voordoen in de clubgegevens c.q. gesignaleerd worden door een lid, dan dient dit zo snel mogelijk gemeld te worden bij de voorzitter van BC Velp. Deze beoordeelt samen met de andere bestuursleden de ernst en het effect van het incident, neemt direct maatregelen om verdere schade te voorkomen en stelt structurele verbeteringen in werking om herhaling te voorkomen.

Als een datalek/incident geen nadelige gevolgen heeft voor alle betrokkenen, is geen melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens nodig. Als dit wel het geval is volgt direct melding bij Autoriteit Persoonsgegevens conform wettelijke eisen.

  1. Website

Op de website van BC Velp worden bezoekgegevens bijgehouden zoals de frequentie van de opgevraagde pagina’s. Het doel hiervan is om de inrichting van de website te optimaliseren. Daarnaast houdt BC Velp de mogelijkheid open om gebruik te maken van cookies. Een cookie bevat gegevens, zodat de bezoeker kan worden herkend, telkens als deze de website bezoekt. Het is dan mogelijk om de website speciaal op de bezoeker in te stellen en/of het inloggen te vereenvoudigen. Iedere bezoeker kan in de web-browser cookies buiten werking stellen, zonder dat dit vergaande gevolgen heeft voor het gebruik van de website. De inloggegevens van de website van BC Velp zijn alleen bekend bij de voorzitter en de beheerder van de website

Bijlage: gevraagde persoonlijke gegevens en functie

Het bestuur van BC Velp
juli 2018

Bijlage bij privacyverklaring BC Velp (juli 2018)

Waarom hebben we bepaalde informatie nodig voor onze clubadministratie ?

 

Voorletters identificatie / ledenadministratie
Roepnaam idem
Achternaam idem
Geslacht idem
straat en huisnummer Idem
Woonplaats Idem
Postcode Idem
Telefoonnummer communicatie
e-mail adres Idem
Geboortedatum ledenadministratie / bepaling contributie
type lidmaatschap: BC, jeugd, volwassenen,  tijdelijke blessure-stop, deelname aan competitie bepaling contributie + evt. toeslagen
Inschrijfdatum ledenadministratie / analyse
Uitschrijfdatum Idem
bondsnummer (elk lid van BC Velp wordt ook lid gemaakt van de landelijke sportbond; Badminton Nederland) identificatie / vereist voor deelname aan competitie
IBAN Inning contributie
Beroep/hobby’s beroep kunnen doen op leden als specifieke kennis/ervaring nodig is binnen de vereniging